Cos’è il Common Data Environment (CDE) e perché migliora i processi aziendali

Il livello di complessità dei progetti nel settore AEC, dalla fase di ideazione fino a quelle di consegna e di esercizio, impone oggi di ripensare in modo organico al modo in cui le informazioni di progetto vengono generate, interrogate, condivise e validate. All’interno di un progetto confluiscono infatti modelli tridimensionali, elaborati grafici, relazioni, documenti contrattuali, verbali e report tecnici che passano nelle mani di realtà eterogenee quali studi di progettazione, uffici tecnici e cantieri. 

Tale dispersione favorisce inevitabilmente problemi di coerenza, duplicazione delle informazioni e appesantimenti nei processi di approvazione che possono portare, sul lungo termine, a ritardi sulle tempistiche di cantiere e conseguenti perdite economiche. In questo contesto, il Common Data Environment (CDE), o Ambiente di Condivisione Dati (ACDat) nella sua accezione italiana, si propone come un ambiente digitale in grado di raccogliere e orchestrare dati di natura diversa fornendo a ciascuno stakeholder l’accesso alla versione valida e certificata dei documenti. Tuttavia, un’implementazione di successo non si misura unicamente dalle funzionalità di storage e condivisione bensì dal modello organizzativo sottostante che è ciò che fa la differenza fra un CDE e un semplice repository documentale. 

Cos’è il CDE   

Il Common Data Environment, secondo le definizioni delle norme UNI 11337-5:2017 e ISO 19650-1:2018, rappresenta il punto unico e concordato in cui tutte le informazioni di progetto vengono raccolte, gestite e inoltrate per tutta la durata della commessa. In questo spazio digitale, le regole di accesso e condivisione sono definite in anticipo tra tutte le parti coinvolte, garantendo che ogni utente autorizzato possa depositare o recuperare i dati secondo procedure comuni. In sostanza, il CDE funge da infrastruttura organizzativa che assicura coerenza, tracciabilità e controllo delle informazioni, stabilendo un linguaggio e un flusso informativo condivisi lungo l’intero ciclo di vita dell’opera. Possiamo quindi estendere la definizione di CDE come ecosistema regolamentato costituito dall’insieme di procedure, tecnologie, risorse e modalità operative che consentono la gestione, la pubblicazione, la condivisione e l’archiviazione delle informazioni relative a un progetto, individuando chiaramente le responsabilità, i livelli di accesso e la struttura dei dati.  

La gestione dei permessi di accesso 

Un aspetto fondamentale del CDE risulta quindi essere la gestione puntuale degli accessi e delle autorizzazioni. Un CDE di qualità consente di configurare profili utente con permessi quanto più granulari possibile, differenziando l’accesso in lettura, scrittura, download o bloccando l’accesso a intere sezioni. In questo modo, i documenti sono sempre disponibili unicamente per chi ne ha bisogno, mentre chi non è coinvolto in una specifica fase del progetto non rischia di accedere o modificare informazioni potenzialmente sensibili. Un livello di personalizzazione maggiore consentirebbe inoltre di limitare gli utenti nello svolgimento di attività specifiche come approvare, editare o aggiungere commenti ai file caricati. 

La gestione del versioning dei file 

Il CDE registra ogni modifica apportata ai file, tracciando nome dell’utente, data e ora dell’intervento ed eventualmente il motivo della revisione. Tale tracciabilità riduce drasticamente il rischio di errori dovuti a versioni obsolete, elimina le discussioni sulla validità dei contenuti e facilita il superamento di eventuali contenziosi, poiché in ogni momento è possibile ricostruire il filo dell’evoluzione progettuale. In assenza di un’unica fonte di verità, il rischio è quello di trovarsi a gestire backup multipli, inviare dettagli via mail e dipendere da strutture di condivisione esterne non strutturate, con tutti i rischi che ciò comporta. L’utilizzo di account nominativi, inoltre, responsabilizza il singolo poiché consente di ricondurre ogni singola azione al professionista che l’ha eseguita. 

Automazioni e notifiche 

In aggiunta, le piattaforme più avanzate presenti sul mercato danno ai CDE Manager la possibilità di definire e personalizzare workflow automatizzati in modo da introdurre regole per scandire il ciclo di vita del documento, dalla prima pubblicazione fino all’archiviazione definitiva. I documenti si trovano quindi a viaggiare su binari preimpostati dove le scadenze sono scandite da procedure e tempistiche trasparenti e definite per l’intero progetto. Un’infrastruttura di questo tipo consente inoltre di impostare notifiche per segnalare le scadenze delle attività ai singoli utenti e aiuta la gestione del progetto permettendo di avere un quadro completo sulla posizione dei file all’interno dei flussi. In questo modo, processi tradizionalmente frammentati vengono trasformati in procedure controllate, misurabili e ripetibili. Questo si traduce in meno ritardi, in più controllo sulle priorità e sull’avanzamento del progetto e nella possibilità di prendere decisioni basate su indicatori. 

L’importanza di definire procedure comuni: il ruolo del CDE Manager 

Risulta però cruciale sottolineare che l’adozione di un CDE in sé non equivale automaticamente a una svolta digitale. L’acquisto di una licenza software, per quanto relativa all’ultima generazione di piattaforme, non garantisce il successo se l’organizzazione non si dota di regole operative e standard ben definiti e condivisi con tutti i livelli operativi. Senza, ad esempio, una buona strutturazione degli ambienti e una naming convention che stabilisca regole per denominare file, cartelle e modelli, l’archivio può rapidamente trasformarsi in un deposito di entità eterogenee, rendendo complesso il reperimento delle informazioni e aumentando il margine di errore. Allo stesso modo, l’assenza di processi autorizzativi standardizzati e di ruoli chiaramente definiti come il CDE Manager, responsabile della configurazione e del mantenimento dell’ambiente, porta a inefficienze e a un uso improprio dello strumento, con conseguente perdita di fiducia da parte degli utenti. 

In questo quadro, l’adesione a standard internazionali e nazionali rappresenta il pilastro metodologico necessario per fornire struttura e rigore ai processi. La norma ISO 19650, nelle sue parti, definisce i criteri per la gestione delle informazioni in ambito BIM, imponendo un linguaggio comune e linee guida per la condivisione dei dati lungo il ciclo di vita dell’opera. Allo stesso modo, la UNI 11337-5 declina in chiave nazionale i dettagli operativi per la gestione informativa, includendo fasi di pubblicazione, validazione e archiviazione secondo regole prestabilite. Implementando queste norme all’interno della propria realtà, l’azienda si dota di un metodo univoco, capace di garantire ripetibilità e qualità, evitando che ogni commessa segua logiche diverse che sottraggono trasparenza all’intero processo. 

Un investimento che coinvolge tutta la struttura 

Il passaggio da una gestione cartacea a un CDE strutturato implica quindi un investimento anche in competenze. Non basta, infatti, configurare la piattaforma ma è necessario formare il personale su procedure, strumenti e benefici attesi. Il BIM Manager, figura strategica all’interno dell’organizzazione, è chiamato a definire standard aziendali, piani di sviluppo e roadmap di adozione, coordinando il lavoro dei team interni ed eventualmente di consulenti esterni. Questi ultimi possono supportare l’analisi dei gap tra la situazione corrente e gli obiettivi desiderati, proporre best practice maturate in contesti analoghi e supportare la strutturazione dell’ambiente di lavoro e l’attuazione di piani formativi. 

Il Common Data Environment può, quindi, rappresentare una risposta efficace alla complessità informativa dei processi caratterizzanti il settore delle costruzioni. Questo però a condizione che la tecnologia sia accompagnata da un investimento altrettanto serio sul piano organizzativo tramite l’integrazione di standard metodologici, ruoli dedicati, individualità, procedure condivise e un percorso di formazione strutturato. Solo così il CDE cessa di essere una voce di costo e diventa il motore di una trasformazione digitale capace di generare valore lungo l’intero ciclo di vita del progetto, migliorando tempi, costi e qualità delle commesse. 

Guido Montagnino
Engineer | Digital Services Dept. Bimfactory